HMS-plan – HMS-krav og styrets ansvar i borettslag og sameier

Det å være styremedlem i et borettslag eller sameie innebærer et stort ansvar, og et av de viktigste områdene man må håndtere er helse, miljø og sikkerhet (HMS). God HMS-praksis bidrar til trygghet for beboerne, sikrer eiendommens verdier, og sørger for at man oppfyller lovpålagte krav. I dette blogginnlegget går vi gjennom hva HMS-kravene innebærer og hvilke forpliktelser styret har.

Hva er HMS og hvorfor er det viktig?

Helse, miljø og sikkerhet, forkortet HMS, er en samlebetegnelse på arbeidet med å ivareta både fysiske og psykososiale forhold som påvirker helse, sikkerhet og trivsel. I borettslag og sameier er HMS-arbeid sentralt for å sikre et trygt og godt bomiljø, redusere risikoen for ulykker, og forebygge skader både på mennesker og eiendom.

En solid HMS-praksis er ikke bare viktig for beboernes sikkerhet; den er også en lovpålagt oppgave for styret. Brudd på HMS-kravene kan få alvorlige konsekvenser, inkludert økonomiske bøter og juridisk ansvar for styret.

Styrets HMS-ansvar

Styret i et borettslag eller sameie har hovedansvaret for å sørge for at HMS-arbeidet er tilfredsstillende. Det innebærer å identifisere farer, vurdere risiko, og iverksette nødvendige tiltak for å redusere risikoen. Internkontrollforskriften stiller klare krav til hvordan HMS-arbeidet skal utføres, inkludert:

1. 1. Kartlegging av risiko: Det er styrets oppgave å utføre en grundig kartlegging av mulige farer og risikofaktorer i boligselskapet. Dette kan omfatte alt fra brannsikkerhet, elektriske anlegg, inneklima, og tilstanden på lekeplasser.

1. 1. Handlingsplan: Etter kartleggingen må styret utarbeide en handlingsplan som beskriver hvilke tiltak som skal gjennomføres, når de skal gjennomføres, og hvem som er ansvarlig. Dette gir et konkret grunnlag for å følge opp HMS-arbeidet.

1. 1. Internkontroll: For å sikre at HMS-arbeidet er kontinuerlig, må styret etablere en internkontroll. Internkontrollen skal dokumentere alle HMS-tiltakene og sørge for at de blir evaluert og oppdatert jevnlig. Dette er ikke bare et krav, men også en måte å sikre at tiltakene faktisk fungerer etter hensikten.

1. 1. Lovpålagte krav: Det finnes flere lover og forskrifter som regulerer HMS-arbeidet i borettslag og sameier. Blant annet stiller brannvernloven, arbeidsmiljøloven, og internkontrollforskriften spesifikke krav som må oppfylles. Styret må holde seg oppdatert på disse lovene for å sikre at de følger gjeldende regler.

Hvordan sikre god HMS i praksis?

Selv om HMS-arbeid kan virke overveldende, finnes det gode verktøy og metoder for å gjøre prosessen enklere:

• • HMS-plan: Å lage en tydelig HMS-plan er et av de første stegene for et effektivt HMS-arbeid. En slik plan bør inneholde informasjon om identifiserte risikoområder, nødvendige tiltak, og en tidslinje for gjennomføring. Det finnes mange maler og verktøy som kan hjelpe styret med å lage en solid plan.

• • Kontroller og oppfølging: Jevnlige kontroller er nødvendig for å sikre at tiltakene har ønsket effekt. Dette kan inkludere brannsikkerhetskontroller, sjekk av elektriske anlegg, og inspeksjon av fellesområder.

• • Opplæring og informasjon: Sørg for at beboerne har nødvendig informasjon om HMS-arbeidet og hva de selv kan gjøre for å bidra til et trygt miljø. Informasjon om hvordan man bruker brannsikkerhetsutstyr, evakueringsrutiner, og hvordan man kan melde fra om avvik er viktig å kommunisere.

• • Bruk av profesjonelle aktører: I mange tilfeller kan det være fornuftig å samarbeide med profesjonelle aktører som kan bistå med spesifikke HMS-oppgaver. Dette kan være brannvernfirmaer, elektrikere for el-sjekk, eller HMS-rådgivere som kan bidra med risikovurderinger og opplæring.

Fordeler ved et godt HMS-arbeid

Godt gjennomført HMS-arbeid gir flere fordeler for borettslag og sameier:

• • Økt sikkerhet: Færre ulykker og farlige situasjoner gir tryggere omgivelser for beboerne.

• • Økonomiske besparelser: Forebygging av skader og ulykker reduserer risikoen for kostbare reparasjoner og erstatningskrav.

• • Bedre omdømme: Et borettslag eller sameie som tar HMS på alvor, vil ofte bli oppfattet som et godt og trygt sted å bo.

• • Lavere forsikringspremier: Noen forsikringsselskaper tilbyr lavere premier til borettslag og sameier med godt dokumentert HMS-arbeid.

Oppsummering

HMS-arbeidet i borettslag og sameier er en sentral oppgave som styret har ansvar for å ivareta. Ved å følge lovpålagte krav, gjennomføre regelmessige kontroller, og involvere beboerne i HMS-arbeidet, kan styret bidra til å skape et trygt og sikkert bomiljø. Husk at HMS ikke bare handler om å oppfylle lover, men om å ta vare på menneskene som bor i fellesskapet.

Ta tak i HMS-arbeidet tidlig, og vær trygg på at både boligselskapet og beboerne er ivaretatt på best mulig måte.

Trenger dere hjelp med HMS-arbeidet og HMS-plan? Ta kontakt med oss for bistand.