HMS-plan – HMS-krav og styrets ansvar i borettslag og sameier

Det å være styremedlem i et borettslag eller sameie innebærer et stort ansvar, og et av de viktigste områdene man må håndtere er helse, miljø og sikkerhet (HMS). God HMS-praksis bidrar til trygghet for beboerne, sikrer eiendommens verdier, og sørger for at man oppfyller lovpålagte krav. I dette blogginnlegget går vi gjennom hva HMS-kravene innebærer og hvilke forpliktelser styret har.

Hva er HMS og hvorfor er det viktig?

Helse, miljø og sikkerhet, forkortet HMS, er en samlebetegnelse på arbeidet med å ivareta både fysiske og psykososiale forhold som påvirker helse, sikkerhet og trivsel. I borettslag og sameier er HMS-arbeid sentralt for å sikre et trygt og godt bomiljø, redusere risikoen for ulykker, og forebygge skader både på mennesker og eiendom.

En solid HMS-praksis er ikke bare viktig for beboernes sikkerhet; den er også en lovpålagt oppgave for styret. Brudd på HMS-kravene kan få alvorlige konsekvenser, inkludert økonomiske bøter og juridisk ansvar for styret.

Når borettslaget utarbeider en HMS-plan, kan byggesøknad og tegninger avgjørende dokumenter. En tydelig søknad og detaljerte tegninger hjelper ikke bare med godkjenning hos kommunen, men gir også grunnlag for risikovurdering og sikker utførelse. Les mer om hvordan vi hos SDK Consult hjelper med byggesøknader og tegninger som dekker både tekniske krav og HMS-hensyn.

Styrets HMS-ansvar

Styret i et borettslag eller sameie har hovedansvaret for å sørge for at HMS-arbeidet er tilfredsstillende. Det innebærer å identifisere farer, vurdere risiko, og iverksette nødvendige tiltak for å redusere risikoen. Internkontrollforskriften stiller klare krav til hvordan HMS-arbeidet skal utføres, inkludert:

1. 1. Kartlegging av risiko: Det er styrets oppgave å utføre en grundig kartlegging av mulige farer og risikofaktorer i boligselskapet. Dette kan omfatte alt fra brannsikkerhet, elektriske anlegg, inneklima, og tilstanden på lekeplasser.

1. 1. Handlingsplan: Etter kartleggingen må styret utarbeide en handlingsplan som beskriver hvilke tiltak som skal gjennomføres, når de skal gjennomføres, og hvem som er ansvarlig. Dette gir et konkret grunnlag for å følge opp HMS-arbeidet.

1. 1. Internkontroll: For å sikre at HMS-arbeidet er kontinuerlig, må styret etablere en internkontroll. Internkontrollen skal dokumentere alle HMS-tiltakene og sørge for at de blir evaluert og oppdatert jevnlig. Dette er ikke bare et krav, men også en måte å sikre at tiltakene faktisk fungerer etter hensikten.

1. 1. Lovpålagte krav: Det finnes flere lover og forskrifter som regulerer HMS-arbeidet i borettslag og sameier. Blant annet stiller brannvernloven, arbeidsmiljøloven, og internkontrollforskriften spesifikke krav som må oppfylles. Styret må holde seg oppdatert på disse lovene for å sikre at de følger gjeldende regler.

Hvordan sikre god HMS i praksis?

Selv om HMS-arbeid kan virke overveldende, finnes det gode verktøy og metoder for å gjøre prosessen enklere:

• • HMS-plan: Å lage en tydelig HMS-plan er et av de første stegene for et effektivt HMS-arbeid. En slik plan bør inneholde informasjon om identifiserte risikoområder, nødvendige tiltak, og en tidslinje for gjennomføring. Det finnes mange maler og verktøy som kan hjelpe styret med å lage en solid plan.

• • Kontroller og oppfølging: Jevnlige kontroller er nødvendig for å sikre at tiltakene har ønsket effekt. Dette kan inkludere brannsikkerhetskontroller, sjekk av elektriske anlegg, og inspeksjon av fellesområder.

• • Opplæring og informasjon: Sørg for at beboerne har nødvendig informasjon om HMS-arbeidet og hva de selv kan gjøre for å bidra til et trygt miljø. Informasjon om hvordan man bruker brannsikkerhetsutstyr, evakueringsrutiner, og hvordan man kan melde fra om avvik er viktig å kommunisere.

• • Bruk av profesjonelle aktører: I mange tilfeller kan det være fornuftig å samarbeide med profesjonelle aktører som kan bistå med spesifikke HMS-oppgaver. Dette kan være brannvernfirmaer, elektrikere for el-sjekk, eller HMS-rådgivere som kan bidra med risikovurderinger og opplæring.

Fordeler ved et godt HMS-arbeid

Godt gjennomført HMS-arbeid gir flere fordeler for borettslag og sameier:

• • Økt sikkerhet: Færre ulykker og farlige situasjoner gir tryggere omgivelser for beboerne.

• • Økonomiske besparelser: Forebygging av skader og ulykker reduserer risikoen for kostbare reparasjoner og erstatningskrav.

• • Bedre omdømme: Et borettslag eller sameie som tar HMS på alvor, vil ofte bli oppfattet som et godt og trygt sted å bo.

• • Lavere forsikringspremier: Noen forsikringsselskaper tilbyr lavere premier til borettslag og sameier med godt dokumentert HMS-arbeid.

Oppsummering

HMS-arbeidet i borettslag og sameier er en sentral oppgave som styret har ansvar for å ivareta. Ved å følge lovpålagte krav, gjennomføre regelmessige kontroller, og involvere beboerne i HMS-arbeidet, kan styret bidra til å skape et trygt og sikkert bomiljø. Husk at HMS ikke bare handler om å oppfylle lover, men om å ta vare på menneskene som bor i fellesskapet.

Ta tak i HMS-arbeidet tidlig, og vær trygg på at både boligselskapet og beboerne er ivaretatt på best mulig måte.

Vurderer styret å få på plass HMS-plan, byggesøknad, tegninger eller 3D visualisering? Ta kontakt med SDK Consult – vi tilbyr helhetlige tjenester slik at borettslag får alt fra energikartlegging til komplette 3D-visualiseringer, med fokus på sikkerhet og god planlegging.

 Ta kontakt med oss for bistand.